Trabalhar remoto é um benefício em muitas empresas, não só no Brasil como no mundo todo. Neste contexto, é fundamental fazer bom uso dele pra não o perdermos.
Para isso, acredito que, de todos os problemas que podemos enfrentar e que pode arruinar nossas intenções de poder trabalhar mais tempo remotamente do que no escritório, é a questão da comunicação.
Não que a comunicação já não seja o maior desafio mesmo no ambiente de trabalho, se relacionando presencialmente com as pessoas, mas remotamente, o desafio se torna maior e mais importante. E por que?
Existe um consenso de que a maior parte da comunicação é não-verbal, o que inclui movimentos dos corpo, expressões faciais e entonação de voz, e o que significa que podemos perder muito da eficácia de uma boa comunicação com nossas equipes e gestores quando trabalhamos remotamente.
Quando estamos no escritório, temos total visão da linguagem não-verbal, podendo então tirar proveito dela para melhor compreender a mensagem, porém a medida em que passamos para uma conversa por vídeo, telefone ou chat, vamos perdendo gradualmente essa capacidade.
Esse desafio exige cuidados especiais no trabalho remoto para que, pela qualidade e pontualidade de suas entregas, nem percebam se você tem trabalhado remoto ou não. Acredito que as dicas abaixo serão de grande valia para você neste sentido, veja:
1 – Tenha certeza de ter entendido cada tarefa atribuída
Na dúvida, repita o que entendeu e confirme com outros colegas, cuidado ao assumir que entendeu algo sendo que nem você mesmo não está tão certo disso. Se a demanda não está clara no chamado, faça um chat. Ainda confuso? Ligue para a pessoa, se possível com vídeo, e envolva outras, se ainda parecer enrolado. Você vai se livrar de muitas dores de cabeça ao evitar de ter que refazer o que foi mal compreendido.
2 – Crie um chat pra toda equipe e comunique os problemas com todos de forma regular
Algo que é pequeno ou quase insignificante pra você, pode ser um grande impedimento na atividade de outro colega, então não subestime os problemas, comunique.
3 – Seja objetivo, claro e conciso na comunicação
Antes de responder, evite idas e vindas por ter enviado a resposta incompleta. Leia a questão do email/chat na sua totalidade e certifique-se de cobrir todos os pontos na sua resposta. Não é raro perdermos tempo demais com dezenas de emails que poderiam ser um ou dois, se tivessemos tomado o tempo necessário de ler, entender e responder com objetividade e clareza antes de enviar.
4 – Comunique com maior frequência sobre ausências durante o dia
Um e-mail rápido, uma mensagem no chat para a equipe sobre uma ausência temporária, ajuda muito e mostra seu senso de responsabilidade. Se tiver que se ausentar de qualquer jeito e tem pendências com prazo apertado de entrega e suspeita que não terá tempo para completá-la, encontre alguém na sua equipe para delegá-la, fale com seu chefe.
Não deixe que se surpreendam negativamente no último minuto ao descobrirem que você não pôde entregar a tempo o prometido devido a um problema pessoal, tendo que se ausentar por isso. A questão não é seu problema pessoal em si (todos temos os nossos), mas sua forma errática de gerenciar suas tarefas e prioridades naquele caso específico.
5 – Procure ter confirmação formal das suas entregas
O chat é ideal pra uma interação mais dinâmica, mas é mais fácil documentar os feedbacks mais importantes por e-mail corporativo ou ticket. Ainda que confirmem que você fez o trabalho esperado e tudo funcionou no chat, peça que mandem formalmente isso por e-mail ou registrem isso no chamado. É sua prova, para quando aparecem ruídos na comunicação, você ter mais agilidade pra encontrar a prova de que tudo estava resolvido, conforme confirmação anterior do cliente.
6 – Assuma a responsabilidade e corra atrás
Na comunicação remota, é mais fácil para outras pessoas se esconderem. Não é raro quando no escritório, ligamos, mandamos email, mensagem no chat, mas nada funciona, e temos que ir na mesa da pessoa para poder fazer aquele projeto sair do lugar. O problema é que numa situação home-office, isto é praticamente impossível. O que fazer então?
Envie seu email, chat, tudo como fazia antes, explicando sobre a urgência e prazo de resposta que você espera, e não hesite em escalar o problema para seu chefe, caso não obtenha resposta alguma e ANTES que o problema vire uma crise. Assim, terá tempo para que alguém tome uma atitude de corrigir o rumo.
O fato de o outro falhar com suas responsabilidades não exime você de suas próprias, então corra atrás.
7 – Não envie a mensagem na primeira…reflita um pouco mais!
Por último, você deverá ter que escrever mais do que quando está no escritório, por razões óbvias, e por isso, pode não estar acostumado com as armadilhas que podem se apresentar.
Portanto, é importante tomarmos mais cuidado com a forma com que escrevemos também, não somente com o conteúdo da mensagem, pois a forma pode adulterar o sentido do conteúdo, transmitindo agressividade, frieza demais e outros sentimentos indesejados.
Depois que apertamos o botão de ENVIAR, incluindo várias pessoas e grupos no e-mail, inclusive gente de alto escalão na empresa, o resultado pode ser catastrófico para nossa reputação se o conteúdo não tiver sido pensado com os devidos cuidados. Dependendo das pessoas envolvidas, pode caber até revisão da mensagem por parte de outros colegas da equipe, antes de enviá-la. Prudência redobrada!
Claro que há assuntos delicados em que o melhor é evitar o email, e optar pelo telefone, já que não dá pra dar um pulinho na mesa da colega. As vezes não dá pra correr riscos de ser mal-entendido, melhor mesmo é deixar tudo bem claro ao vivo!
É verdade que essas dicas se aplicam para quando estamos no escritório também, mas é no home-office que os problemas apresentados aqui costumam ser mais frequentes, podendo passar despercebidos por pessoas ainda não acostumadas com o home-office, daí os cuidados especiais.
Temos que tentar ao menos ser tão produtivos em casa como somos no escritório. O ideal seria até ser mais produtivo se possível, mas sabemos que pode não ser o caso, por muitos fatores, como a própria comunicação tão discutida aqui, o que não depende somente de nós.
Sim, você pode estar fazendo sua parte, mas suas entregas podem ser afetadas justamente por outros não serem tão conscientes dos desafios da comunicação remota e proativos no sentido de melhorá-la, como você está fazendo.
“OK, vou fazer minha parte, mas o que fazer para que a outra parte cumpra a dela?” Bem, você começar compartilhando estas dicas aqui com seus colegas, para que eles tomem consciência também, todos ganham!
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