Gerenciamento do Tempo: o maior desafio não-tecnológico do século presente

“Estou sem tempo para nada”. Esta é uma frase comum hoje em dia para um profissional de TI, não importa sua posição dentro da organização, e mais ainda nesses tempos de redução de custos por parte das empresas, seja na decisão de não adquirir ferramentas de apoio ao profissionais (obrigando-os a rotinas manuais e estressantes) ou ainda na de não contratar novos funcionários para equalizar a demanda.

Some-se a isso ainda a passividade com que aceitamos o acúmulo às vezes desumano de tarefas e reponsabilidades, temendo que uma negativa possa nos colocar mais perto da porta da rua. E com essa crise que ainda ronda o mundo, essa certamente é uma das últimas coisas que alguém pode querer, não é?

Nos perdemos em rotinas sem sentido, que misturadas a outras tarefas importantes (como o joio no meio do trigo) acabam nos desviando dos objetivos que realmente agregam valor à empresa. Essas tarefas e responsabilidades nos são impostas sem questionamento de nossa parte, afinal “queremos mostrar serviço”.

Aí o resultado não pode ser outro: trabalhamos tanto que acabamos sendo despedidos! Exatamente isso.

Infelizmente é necessário dizer aquela frase batida: “O tempo é igual para todo mundo”, até porque não agimos com a total consciência de seu significado. E assim colocamos muita coisa a perder: família, parentes e amigos, tudo porque passivamente “esperamos para ver o que vai acontecer”.

Segundo Albert Einstein, “continuar a fazer as mesmas coisas e esperar resultados diferentes” é sua definição de loucura (parece que isso tem algo a ver com o que estamos discutindo aqui 🙂 ).

Veja esta relação de 5 pontos apresentada pelo IDGNow e analise sua carga de trabalho e responsabilidades. Afinal ainda é possível ser infeliz mesmo fazendo o que mais gosta:

1. Avalie quais atividades de sua responsabilidade são de importância estratégica para o negócio e quais podem ser classificadas como desperdício de tempo. Assim, será possível decidir onde “investir” suas horas. Tal decisão serve tanto para a rotina profissional como pessoal – esta, muito afetada pela falta de planejamento no trabalho.

2. Defina metas e objetivos que devem ser atingidos em curto, médio e longo prazos por meio de suas atividades.

3. Planeje como e quando chegar a tais objetivos e metas. Para isso, é importante saber o que deve ser priorizado e quais tarefas podem ser deixadas de lado caso não haja tempo hábil para executá-las. Dica: Faça reuniões semanais com a equipe – prioritariamente na sexta-feira – para decidir os principais desafios da semana seguinte. O papel do líder, nessa empreitada, é diminuir ao máximo as urgências da área e adaptar as atividades para que sejam realizadas de forma colaborativa pelo time.

4. Organize-se de forma a não desperdiçar tempo com ações que podem ser realizadas de forma mais automatizada e simples. De acordo com estudo da Triad, altos executivos perdem cerca de uma hora por dia buscando informações armazenadas em notebooks, smartphones e sistemas corporativos. A unificação das fontes de dados para otimização dos sistemas de busca já é um bom começo do processo de organização.

5. Execute as tarefas de acordo com o planejamento e seguindo as prioridades de ação, delegando funções secundárias, sabendo dizer “não” e realizando reuniões produtivas – nas quais os objetivos do encontro são claros e as etapas pré e pós reunião são seguidas. 

Pequenas e insignificantes ações às vezes podem nos trazer de volta a alegria de trabalhar, sem aquela impressão (ou certeza mesmo) de estarmos sempre “correndo atrás do rabo“, ou quem gritar mais alto leva. Você pode ser SENHOR do seu trabalho ou ESCRAVO.

Não se deixe enganar, evite que amanhã você seja mais um a dizer “dediquei tantos anos de minha vida, trabalhando sempre além do horário e sem receber hora-extra, sacrifiquei minha família e fui demitido por causa de reestruturação…”. E o pior, talvez não haja nem um ombro familiar para se recostar e lamentar…

E você, como está sua carga de trabalho nesse período de crise, estagnação e demissões? Tem algum ponto a adicionar nessa lista que pode axiliar no gerenciamento do tempo?

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