19 regras de etiqueta ao enviar email corporativo

| 4 de setembro de 2009 | 14 Respostas

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Que o email é importante no ambiente de trabalho, apesar das inúmeras opções de ferramentas de comunicação hoje disponíveis por conta do avanço tecnológico, isso ninguém pode negar. Enviamos email para tudo na empresa, inclusive para o colega ao lado, quando um simples conversa resolveria tudo.

Claro que  há a questão da formalização da comunicação, o que ajuda a evitar aqueles probleminhas de esquecimento conveniente, ou mesmo os do tipo inocentes mesmo.

Por isso, conhecer algumas regras de etiqueta ao lidar com tão importante ferramenta de comunicação é essencial no mundo corporativo. Aliás, aqui vai a dica de um livro digital interessante sobre o assunto: Comunicação Corporativa.

Ignorar suas consequências pode ocasionar o que ocorreu com a neo-zelandeza Vicki Walker, que trabalhava como contadora no ProCare Health, serviço de plano de saúde localizado na cidade de Auckland, na Nova Zelândia quando foi sumariamente demitida por ter enviado a alguns colegas de trabalho um email com palavras em caixa alta, negrito e cor vermelha.

E o pior é que seus ex-empregadores confirmaram a informação…

“A explicação da empresa para a demissão da contadora teria sido seu suposto tom rude, a ideia de que gritava no email e a perturbação que seu comportamento online causou no escritório.” (notícia veiculada pelo IG)

Não dá muito para acreditar que o problema seja simplesmente esse. Talvez teria sido a gota d’água que esperavam para demití-la.

Em todo o caso não vale a pena correr o risco de ignorar regras de etiqueta  ao se enviar um email,  porque pode-se até não ser demitido, porém pode tranquilamente minar aos poucos a imagem do profissional de modo que ofusque sua competência.

Por isso segue abaixo um conjunto de 19 regras que todo profissional deveria atentar para não cometer gafes evitáveis como o ocorrido acima:

  1. Seja conciso, vá direto ao ponto
  2. Mas cuidado com a brevidade, para que não falte informações essenciais
  3. Use gramática adequada e pontuação.
  4. Personalize de acordo com o destinatário, cuidado com templates
  5. Utilize templates para respostas muito frequentes
  6. Não atache arquivos desnecessários
  7. Utilize estruturação e layout apropriado
  8. Não abuse da opção de alta prioridade, para que não perca a importância.
  9. Não escreva em caixa alta
  10. Responda no próprio email recebido para que o histórico fique anexo
  11. Leia o email antes de enviá-lo. Depois leia novamente e aplique um corretor
  12. Não abuse da opção “Responder a todos”
  13. Cuidado com abreviações e emoticons
  14. Coloque um aviso legal ao fim dos emails, um disclaimer
  15. Não copie uma mensagem ou anexo sem permissão
  16. Não abuse do URGENTE e IMPORTANTE para não cair em descrédito
  17. Não discuta assunto confidencial por email
  18. Utilize um assunto (subject) que tenha sentido
  19. Evite longas sentenças

No site About.com você terá acesso a todas essas dicas e mais algumas (em inglês) e  ainda um detalhamento da importância de cada uma delas. Aqui foram citadas apenas as que considerei de maior relevância para o assunto deste artigo.

E você, quais dicas além das citadas acredita ser importante para manter a etiqueta no envio de emails corporativos?

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Categoria: Carreira, Comportamento

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Comments (14)

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  1. Myriam disse:

    PersonaliZe e não Personalise….

  2. Nelson B. Jr disse:

    Como vou confiar numa matéria com erro gramatical?
    “Personalise” é personalize.

  3. Vinicius disse:

    @Nelson B. Jr, se você desconsiderar tudo que ouve ou lê simplesmente por causa de um erro gramatical encontrado, imagino que pouca coisa poderá aproveitar. Cansei de pegar erros em jornais, revistas, de matérias de jornalistas, que são profissionais na arte de de expressar na escrita e julgo que não posso jogar o conteúdo fora por causa de um erro desse tipo. Claro que uma sequência de erros que comprometam a compreensão do que é lido deve ser vorazmente evitada. Não leve tudo tão a ferro e fogo, pois você poderá deixar de aprender muita coisa boa com pessoas que apesar do grande sucesso não escrevem ou falam tão bem como você. Um conselho: use mais parâmetros para julgar a qualidade de um texto além da gramática, e pondere entre eles. Verá que poderá aprender mais ainda, ok?
    De qualquer forma, primo pela boa escrita (apesar de errar às vezes) e lhe agradeço pela correção. Será corrigido, abs!

  4. Rosani disse:

    Sr. Vinicius, gostei muito da matéria, mas acho importante corrigir de fato a falha apontada, e teho outra para indicar:2.Mas cuidado com a brevidade, para que não falteM informações essenciais

    e também acho que deveriam ser evitados os termos em inglês não traduzidos corretamente – atachar, disclaimair, templates, emoticon e por aí vai…não existem na lingua portuguesa ainda.

    Então por que não proceder como fez em assunto (subject), colocando o termo estrangeiro entre parêntesis, com a devida tradução, acho que o sr. ganhará mais admiradores.
    cordialmente, ou “seguidores” (?) como é ordem do dia!
    Rosani

  5. Vinicius disse:

    @Rosani, gostei mais ainda do primeiro ponto que vc colocou, pois com tanta abreviação realmente podemos deixar muita informação relevante passar batida, muito bem colocado!.
    Qto aos termos em inglês, na área de TI isso virou praxe, e ficaria louco tentando traduzir todos que aparecem por aqu, eheh, muito obrigado pela excelente contribuição!

  6. Márcio Ribeiro disse:

    O tema é bom. Estou há pouco tempo em uma empresa e a comunicação por e-mail é feita de forma bem equivocada. Diretores e gerentes não sabem exatamente quem pôr no “Para” e no “Cc”, além de promoverem saladas no corpo das mensagens, distribuindo ações para vários destinatários. Com relação ao texto em si, o “personalise” não foi corrigido e o erro compromete sim a confiança. E o “para não cometer gafes evitáveis” ficou meio estranho. Existem gafes que não são evitáveis? Se existem, dá para não cometê-las assim mesmo? É isso.

  7. Vinicius disse:

    @Márcio Ribeiro, corrigido, obrigado. Qto às gafes não evitáveis, eu chamaria, na minha opinião, de gafes cometidas devido à ignorância (falta de conhecimento) qto a algum assunto. As evitáveis, diria que são relacionadas mais à falta de atenção mesmo.

    abs!!

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